• antoinevalle

Conseils pour réussir son onboarding

Accueillir une nouvelle recrue au sein d'une entreprise représente un événement important. Cela vaut pour le collaborateur comme pour le recruteur. Appréhender un emploi et une nouvelle équipe demande un temps d'adaptation à ne pas négliger. Face à un processus de recrutement parfois très long, il convient de prêter autant d'attention à l'accueil des nouveaux collaborateurs. L'onboarding en entreprise présente aujourd'hui des enjeux économiques, de culture et d'image de marque. Voici les bonnes pratiques à mettre en place pour devenir le pro de l'onboarding et satisfaire les nouvelles recrues.





Qu'est-ce que l'onboarding en entreprise ?


Le terme anglais d'onboarding signifiant embarquement est révélateur. Il désigne l'ensemble des processus d'accueil mis en place par les entreprises pour s'assurer de la bonne intégration d'un nouveau collaborateur. Pour embarquer durablement un employé, il convient de suivre un processus en 4 phases, aussi appelées les 4 C :


  • La conformité : l'employeur doit être en parfaite conformité avec l'ensemble des éléments légaux, que sont le contrat de travail et l'explication des règles propres à l'entreprise.

  • La clarification sur les missions, le fonctionnement de l'entreprise, les horaires, etc.

  • La culture : le manager ou le RH doit sensibiliser son nouvel employé à la culture de l'entreprise. Il peut s'agir des relations entre les individus (tutoiement ou vouvoiement de rigueur), les habitudes liées au déjeuner, ou encore les événements conviviaux entre collaborateurs.

  • La connexion : cette phase consiste à connecter les employés entre eux et à faire en sorte qu'ils apprennent à se connaître. Commencer par un tour des locaux pour présenter une nouvelle recrue fait partie du processus d'intégration.


Pourquoi faut-il réaliser un onboarding en entreprise ?


Suivre un parcours d'intégration pour un nouveau collaborateur revêt une importance majeure. Elle garantit :


  • Un turnover réduit et l'amélioration du taux de rétention des salariés. Un salarié qui ne se sent pas à l'aise au travai risque de démissionner dans les 6 premiers mois de son contrat. Le coût du turnover pèse sur l'entreprise. Le départ d'un salarié représente un coût colossal, allant de la moitié au triple de son salaire annuel selon les cas. Parmi les coûts associés au turnover : les indemnités de licenciement, les pertes de revenus en raison du retard pris dans la chaîne de production, les frais de recrutement, les frais de formation, et une mauvaise ambiance au travail. Par ailleurs, il donne aussi une image négative.


  • Réussir son onboarding représente l'occasion rêvée pour aligner les intérêts des nouveaux employés avec une entreprise. Un salarié efficacement intégré aura plus d'entrain à partager son savoir-faire extérieur et apporter un vent nouveau à la culture de l'entreprise. Par ailleurs, cela permet aux employés comme aux employeurs d'aller dans la même direction.


  • Une intégration réussie renforce les capacités organisationnelles d'une entreprise. Elle a pour but d'encourager le travail d'équipe, de créer des relations entre les individus, de booster le leadership ou encore la prise d'initiative.


  • Un engagement immédiat de la part du nouvel arrivant. Un employé motivé dès son recrutement fera vite ses preuves. Il aura le souci de vite mettre à profit son expérience. Il se sentira également plus en confiance pour poser les éventuelles questions sur son nouveau poste.


  • Un engagement durable et une collaboration long-termiste. Se sentir bien dès les premiers pas dans une nouvelle entreprise invite à une intégration pérenne. Par ailleurs, qui dit engagé dit ambassadeur. Tout salarié accompli se placera naturellement en position de promoteur et partagera davantage son expérience avec l'extérieur.


  • Un atout pour la marque employeur : l'argument de l'onboarding attire les nouveaux candidats. Savoir au préalable que l'accueil réservé est soigné motivera davantage à candidater et donnera une image positive de la marque. Elle ne doit donc pas hésiter à surfer sur l'image d'une entreprise qui déroule le tapis rouge aux nouveaux collaborateurs.


Les 6 clés pour bien accueillir vos employés en entreprise :


1- Préparez l'arrivée des nouveaux collaborateurs, une priorité de l'onboarding en entreprise


Les managers comme les employés en poste subissent un changement en interne lors d'un recrutement. Préparer rigoureusement le processus d'intégration peut se révéler très efficace. En effet, il convient dans un premier temps de réaliser une fiche de poste de travail très précise. Par ailleurs, anticiper certains points peut être utile : questions, objectifs par rapport à l'expérience du candidat, etc.

En amont du premier jour, certains managers demandent une présentation aux futurs arrivants. Celle-ci, faisant état de son expérience ou de ses passions, peut être largement diffusée par l'équipe pour apprendre à connaître le nouveau collègue. En somme, l'onboarding ne s'improvise pas.


2 - Désignez un parrain pour une initiation à la culture de l'entreprise


Si les RH ou le manager détiennent le rôle de principaux accueillants, certaines entreprises mettent en place un système de parrainage lors des premiers mois d'intégration. Il s'agit d'une étape précieuse dans l'onboarding d'une entreprise. Le parrain aura pour rôle d'assurer un accueil sur mesure pour le nouveau salarié. Véritable référent, il aura pour mission de répondre aux questions du collaborateur, de le mettre à l'aise et de l'intégrer durablement dans son équipe. Basé sur le volontariat et fortement recommandé par les RH, le parrain ou la marraine agissent en relais des RH et du manager. Parmi leurs autres missions :


  • la présentation de l'équipe ;

  • l'installation du nouveau poste de travail ;

  • la visite des locaux ;

  • la présentation aux autres employés ;

  • l'invitation à des déjeuners avec d'autres collaborateurs ;

  • la présentation de l'organisation du service, des usages de la société, des méthodologies, des outils technologiques, etc.


Le parrain doit bénéficier de suffisamment d'expérience et d'ancienneté pour endosser ce rôle. Fin connaisseur de la culture de l'entreprise où il œuvre, il doit être doté d'un bon relationnel et se montrer motivé dans ce processus.


3 - Donnez les bons outils, enseignez les procédures et les règles non écrites de l'entreprise.


Outre la mise en place d'un parcours de parrainage, la personne chargée de l'accueil en entreprise doit s'assurer de la prise en main des outils internes et du poste de travail. Une formation s'avère parfois nécessaire pour transmettre les bonnes pratiques d'une entreprise, qu'elles soient technologiques ou humaines. Par ailleurs, offrir une formation à un nouvel arrivant lui permettra d'ajouter une corde à son arc, de gagner en compétence et en efficacité. Plus vite un employé maîtrisera les logiciels et plus vite il gagnera en productivité.


4 - Répondez aux questions des nouveaux salariés et fixez des points d'étape


En effet, prendre son temps s'avère la clé pour ne louper aucune étape ou information utile à un recrutement. C'est tout à fait naturel qu'une jeune recrue pose des questions sur son travail, c'est même rassurant. Ce signe de curiosité et d'intérêt pour la société en dit long sur sa future collaboration interne. Il ne faut donc pas négliger le temps imparti pour vos collaborateurs pendant le processus d'onboarding. Par ailleurs, fixer des points régulièrement lors des premiers mois est incontournable dans l'onboarding en entreprise. Ces rendez-vous tendent à mettre en exergue les points positifs mais également à rappeler certains processus ou les attentes vis-à-vis du recrutement de l'employé.


5 - Encouragez les collaborateurs à prendre des initiatives


Les points périodiques fixés au début d'une nouvelle collaboration peuvent être l'occasion d'encourager les employés et de les écouter. La prise d'initiative est fort appréciée au sein des entreprises en croissance. Encadrée, elle peut générer un gain de productivité et apporter un renouveau bénéfique à l'entreprise. Accompagner, motiver et faire confiance à ses collaborateurs, même nouveaux, profite aux sociétés. Par ailleurs, cela permet aux nouvelles recrues de se sentir à l'aise et en confiance.


6 - Célébrez leurs premiers succès


Vous souhaitez garder durablement un collaborateur ? Félicitez le, et encouragez le. Toutes les réussites méritent d'être soulevées. Un employé qui se sent valorisé et reconnu, renforcera plus vite son sentiment d'appartement et d'intégration à une entreprise. Tout bon manager doit savoir être attentif aux réussites de ces employés, et encore plus pendant le processus d'onboarding en entreprise.


Et l'onboarding digital dans tout ça ?


À l'heure de la démocratisation du télétravail, certains RH et managers doivent s'adapter. Durant le confinement survenu en mars 2020, des candidats ont dû prendre en main un nouveau travail. Si cela peut paraître nouveau et difficile à appréhender, voici quelques conseils pour réussir votre onboarding digital :


Commencez l'onboarding avant le 1er jour


Envoyez des emails et montrez à votre collaborateur que vous pensez à son arrivée et vous en réjouissez. Il est nécessaire que le candidat soit équipé en amont et signe son contrat de travail. Mail individuel, ou mail collectif, il peut être intéressant que chaque membre de l'équipe se présente virtuellement à tour de rôle : au travers d'une vidéo ou d'un email. Par ailleurs, le manager se doit de travailler main dans la main avec les RH pour élaborer un bon parcours d'intégration. La première étape d'intégration doit être bien pensée.


Soyez très présent le Jour J.


Ce n'est pas parce que vous êtes à votre domicile que vous ne pouvez pas accueillir convenablement votre nouvel employé. Pensez à envoyer : un kit de bienvenue par email, l'ensemble des codes d'accès nécessaires au serveur et à la messagerie. Une visioconférence entre le RH et l'employé ou entre l'employé et le manager s'avère utile et permet de laisser plus de place à l'humain. Par ailleurs, il peut être amusant et convivial de réunir en visioconférence l'ensemble de l'équipe pour faire connaissance.


Assurez un suivi, en vous appuyant sur la technologie.


Mettre en place des appels téléphoniques, et visioconférences régulières pour s'assurer que l'employé prend bien ses marques, même à distance. L'objectif est de recréer virtuellement une expérience humaine et chaleureuse, tout en garantissant la meilleure productivité au nouvel employé. Une formation peut également se faire à distance.


L'onboarding en entreprise revêt aujourd'hui une importance majeure. Les jeunes générations qualifiées de zappeuses se lassent vite. Il convient de prendre en considération les changements personnels et professionnels qu'impliquent un nouvel emploi. De bonnes pratiques visent à réaliser une intégration efficace et durable des nouveaux travailleurs. Un cabinet de recrutement peut justement participer à l'onboarding d'une nouvelle recrue. Il conseille les recruteurs sur les actions à mettre en place auprès de leurs collaborateurs, notamment pour faciliter l'adaptation à une nouvelle culture d'entreprise.