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Flex office : un mode de travail avantageux pour les entreprises et les collaborateurs ?


Le flex office s’est développé dans les grands cabinets de conseil, dès les années 1990, pour des questions pratiques. Une partie des collaborateurs travaillait hors de l’entreprise durant certaines périodes. Le flex office évitait donc de laisser des bureaux vacants. Cette organisation flexible des espaces de travail a été remise au goût du jour en France lors de la crise sanitaire. En effet, l’essor du télétravail a rebattu les cartes. Si la tendance du flex office semble avantageuse pour les dirigeants et les collaborateurs, il existe néanmoins des inconvénients.

Collègues travaillant ensemble dans une entreprise ayant mis en place le flex office et le télétravail.

Quelle définition du flex office ?


Le flex office est lié au desk sharing, le partage de bureaux. Cette configuration repose sur un aménagement particulier des espaces de travail et une flexibilité des employés, dans la mesure où ils ne disposent pas d’un bureau attitré. Ainsi, la configuration classique selon laquelle un collaborateur occupe le même espace de travail toute l’année n’existe plus.

Flex office : une nouvelle géographie de l’entreprise

Le flex office bouscule les schémas jusqu’alors établis. Les salariés sont amenés à investir différents lieux, selon les projets du moment et les tâches de la journée. Un collaborateur peut donc privilégier le coworking dans un open space le matin, occuper une salle de réunion l’après-midi et s’isoler dans une phone room lorsqu’il désire téléphoner.

Des espaces propices à la détente sont également disponibles pour favoriser des échanges moins formels entre les acteurs de l’entreprise. Les collaborateurs disposent généralement de casiers pour déposer leurs effets personnels.


Flex office : une configuration en lien avec le télétravail

Le télétravail a aboli les frontières physiques qui existaient auparavant. Aujourd’hui, il suffit d’un ordinateur et d’une connexion internet pour travailler depuis chez soi, ou depuis n’importe quel autre lieu. Dorénavant, les employés ne se rendent plus au bureau chaque jour.


Ainsi, télétravail et flex office sont intimement liés puisque, selon les jours, l’ensemble des salariés n’est pas présent dans les locaux de l’entreprise. La configuration de l’espace correspondant à un bureau pour un salarié semble, a priori, obsolète.

Culture d’entreprise et flex office : des espaces de travail évolutifs


Selon les entreprises, l’agencement des lieux diffère. Le but est que chaque structure puisse choisir la configuration qui lui convient. L’aménagement des espaces ouverts et fermés doit être réalisé en fonction des équipes et de leurs besoins. Le flex office redéfinit donc la manière de penser l’occupation des lieux au sein de l’entreprise.

Flex office : quels sont les avantages et les inconvénients pour les collaborateurs ?


À l’heure du télétravail, le flex office semble offrir de nombreux avantages aux salariés. Pourtant, cette flexibilité, poussée à son paroxysme, peut nuire à leur équilibre.

Liberté et autonomie des collaborateurs


Grâce au flex office, les espaces de travail s’adaptent aux salariés et non l’inverse. Cette organisation favorise leur autonomie et brise la routine du sempiternel « métro, boulot, dodo ». Un salarié peut choisir de travailler depuis son domicile, s’il sent qu’il y gagne en concentration et en productivité. L’équilibre entre vie privée et vie professionnelle s’en trouve amélioré.


Dans les locaux de l’entreprise, chacun est libre de choisir un espace de travail qui correspond à son humeur du jour et aux tâches planifiées. C’est l’occasion d’échanger avec les autres collaborateurs dans un open space ou d’avancer sur des projets communs dans des salles de coworking. Ce décloisonnement des espaces favorise les échanges entre les employés. Les connexions entre équipes créent une émulation et libèrent une réelle énergie.

Manque de repères et effets délétères du desk sharing


Avec le flex office, les employés ne possèdent plus leur propre poste de travail. Ils n’investissent pas personnellement les lieux et peuvent même manquer d’intimité. Exposer le dessin de son enfant ou laisser son mug et ses dossiers sur un bureau à la fin de la journée devient impossible.


Autant de repères qui n’existent plus pour le salarié. Cette organisation de l’espace gomme donc toute forme de personnalisation. Certains collaborateurs vivent cela comme une forme de dépossession.


Le desk sharing implique moins de postes de travail physiques que de salariés. S’il est mal organisé, le desk sharing engendre inévitablement des conflits au sein de l’entreprise. C’est alors à celui qui arrivera le premier pour obtenir le meilleur poste de travail. Autant de tensions qui nuisent à une ambiance de travail sereine.


Les collègues qui ne jouent pas le jeu du flex office, en s’installant toujours au même endroit avec les mêmes personnes, peuvent empêcher le décloisonnement et le travail d’équipe. Notons que l’intégration des nouveaux collaborateurs peut en pâtir, au moment de leur onboarding digital par exemple.

Flex office : quels sont les avantages et les inconvénients pour les entreprises ?


Sur le papier, le flex office semble être la solution en matière d’optimisation spatiale et financière. Cependant, la mise en pratique du concept laisse poindre plusieurs inconvénients.

Optimisation des espaces de travail et réduction des coûts


Le télétravail, les congés et les RTT laissent mathématiquement des espaces inoccupés dans les locaux de l’entreprise. Or, chaque m² délaissé représente une perte financière importante. Le flex office permet des économies non négligeables, notamment lorsque les locaux comportent moins de postes de travail que d’employés. La réduction des dépenses est corrélée à l’optimisation des espaces de travail.


Le flex office offre la possibilité aux entreprises de changer de locaux en fonction de leurs besoins et de leur masse salariale. Elles peuvent troquer un espace de 300 m² contre des locaux de 500 m². D’ailleurs, des plateformes comme Myflexoffice révolutionnent la location traditionnelle de bureaux. Il est possible de réserver des espaces de travail aux quatre coins du monde, pour une durée flexible. Les services comme l’entretien courant et le ménage sont inclus dans la prestation.

Les défis soulevés par le flex office


Mettre en place une logique de flex office ne s’improvise pas et demande une réflexion importante en amont. Si les employés passent un temps infini à chercher l’espace de travail adéquat, cela nuit automatiquement à leur productivité et à leur créativité.


Le passage au flex office demande aussi de savoir au préalable quels employés seront présents dans les locaux et à quels moments. Il faut également qu’ils puissent réserver la salle de travail qui les intéresse au préalable.


D’après un sondage réalisé par Deskeo, de nombreux défis ont été identifiés dans le cadre d’un projet de flex office. L’impact important de la réorganisation arrive en tête (investissement en temps et humain), suivi de près par le coût financier du projet et la difficulté à le chiffrer. La méconnaissance du processus de mise en place et la peur d’une dépersonnalisation du bureau, formulée par les employés, sont également mentionnées.

Comment manager en flex office ?


Le travail en flex office suppose que le management des équipes s’adapte en permanence. Une communication fluide entre le manager et les collaborateurs constitue le socle d’une organisation réussie des espaces flexibles. Il est nécessaire que le manager soit à l’écoute des besoins de chacun. Cela participe efficacement à la prévention des risques psychosociaux.


Il est préférable de construire les règles du flex office avec les collaborateurs. Le manager guide les échanges pour lever les craintes des uns et des autres. Par exemple, quels seront les outils utilisés pour la communication en interne ? Quelles seront les modalités de réservation des différents espaces de travail ?


D’ailleurs, des solutions en ligne existent pour que chaque acteur s’épanouisse dans une logique de flex office : Ressources Humaines, collaborateurs et managers. C’est le cas du logiciel Semana. Ce dernier permet d’organiser l’occupation des bureaux et les plannings de présence sans que cela devienne un cauchemar.



Le flex office ne peut être envisagé comme la solution à toutes les problématiques managériales. S’il est mis en place avec pragmatisme, ce concept décuple les performances et la créativité des collaborateurs. Néanmoins, ces nouvelles pratiques ne conviennent pas à toutes les entreprises.

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