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L'onboarding digital en entreprise : un processus d'intégration gagnant

L’intégration des nouveaux collaborateurs dans une entreprise est aussi capitale que la phase de recrutement qui lui a précédé. Durant l’onboarding, les nouvelles recrues entament un voyage professionnel. Le terme anglais onboarding se traduit d’ailleurs par embarquement. À l’heure du télétravail et des emplois en full remote, il convient d’adapter l’intégralité des processus d’accueil en entreprise. Si les objectifs de l’onboarding digital sont les mêmes que ceux de l’onboarding classique, les outils et les processus évoluent. En offrant une expérience humaine et chaleureuse à distance, RH et managers construiront la motivation et le bien-être des nouveaux collaborateurs sur le long terme. Voici des conseils actionnables pour réussir votre onboarding digital.

Intégration des nouveaux collaborateurs lors d'un onboarding digital

L’onboarding digital débute avant le jour J

N’attendez pas l’arrivée des nouvelles recrues pour commencer votre plan d’intégration. Ce dernier s’anticipe. Grâce à une communication active, les managers et les RH construiront un onboarding digital cohérent et humain.

Pensez aux aspects logistiques liés à la prise de poste


Un onboarding digital fiable commence par une organisation logistique. Dans la mesure du possible, envoyez aux arrivants les outils et le matériel dont ils auront besoin pour travailler dans de bonnes conditions à distance : ordinateur, matériel informatique, matériel ergonomique, etc. Anticipez également l’organisation de leur agenda pour les premiers jours. Cela réduira leur appréhension et posera un cadre professionnel rassurant.


Intégrez les nouvelles recrues dans l’entreprise avant leur arrivée


Montrez également aux nouveaux collaborateurs qu’ils font partie de l’équipe avant même leur prise de fonction. Cela se traduira, par exemple, par l’envoi d’une newsletter quotidienne la semaine avant leur arrivée. Cette dernière présentera les membres de l’équipe, l’histoire de l’entreprise et ses valeurs. Un ton humoristique ou informel créera une atmosphère conviviale.


L’anticipation peut également se manifester par un appel du manager. Lors de cette prise de contact, il présentera l’entreprise, ses valeurs, les futures missions des arrivants. Ça sera l’occasion de les rassurer en répondant à leurs questions. L’envoi d’un kit de bienvenue contenant des fournitures de bureau et des goodies à l’image de l’entreprise viendra parfaire les premières étapes de l’intégration.

Onboarding digital : utilisez des outils facilitant l’intégration des arrivants


Privilégiez la cohésion d’équipe le jour J ainsi que les premières semaines. Cela se manifestera par la convivialité et le soutien des nouvelles recrues. Il n’est jamais évident de prendre ses marques lorsqu’on commence un travail dans une entreprise. En donnant des repères aux nouveaux collaborateurs, vous les guiderez efficacement. Utilisés à bon escient, de nombreux outils digitaux fluidifieront l’intégration et la formation des nouveaux collaborateurs. Ces outils constituent des leviers concrets pour transmettre la culture d’entreprise et favoriser l’épanouissement des arrivants.


Notion, la collaboration et l’intégration des équipes à distance


Notion est l’espace de travail à distance parfait pour un onboarding digital réussi. Les équipes y collaboreront aisément. Sur une page dédiée, le manager pourra également faire le point tous les deux jours puis de façon hebdomadaire avec les nouveaux collaborateurs. Ils y évoqueront leurs victoires et les difficultés rencontrées. Ils se sentiront écoutés et épaulés. Notion se veut assez intuitif et permet de prendre les arrivants par la main. Le manager y déposera, par exemple, une check-list et d’autres documents pour les guider.


Dropbox, l’espace de stockage partagé


Cet espace de stockage partagé rendra les documents accessibles aux nouveaux membres de l’entreprise. L’information sera sans cesse actualisée, ce qui facilitera le travail en commun sur les projets. De plus, les nouveaux recrutés auront accès aux documents internes de l’entreprise.


Slack, la machine à café virtuelle


Habituellement, une intégration réussie passe aussi par des discussions informelles autour de la machine à café. Les plateformes de communication collaborative comme Slack et Discord recréent cette ambiance à distance. Les nouveaux collaborateurs discuteront aisément avec leurs collègues. Les échanges seront facilités et ils donneront des repères aux arrivants. Cela favorisera aussi les discussions entre les recrutés et leur mentor.


Google Workspace, le pack d’outils collaboratifs pour intégrer les arrivants


Google Workspace, anciennement G Suite, vous donnera les moyens de réussir votre onboarding digital. Les emplois du temps seront partagés sur l’agenda, ce qui simplifiera l’organisation des rencontres et des réunions. Ces dernières se tiendront d’ailleurs sur Meet, un outil de visioconférence. L’accès à la liste de contacts permettra aux nouveaux collaborateurs de connaître le rôle de chacun au sein de l’entreprise. Enfin, les documents de travail seront stockés sur le drive. Il est d’ailleurs possible d’y créer des drives partagés en fonction des projets.

Un onboarding digital réussi reste le meilleur moyen de fidéliser les nouveaux collaborateurs à la culture d’entreprise et de rentabiliser les coûts liés à leur formation. Grâce aux outils technologiques à votre disposition, l’intégration à distance des recrutés peut s’avérer aussi efficace et conviviale qu’un onboarding classique. D’ailleurs, rien n’empêche l’organisation de réunions en présentiel par la suite, lors de certains temps forts de l’année.


Au-delà des bonnes pratiques, la réussite d’un plan d’intégration réside dans la communication entre les nouveaux collaborateurs, leurs collègues, leur manager et les RH. Néanmoins, sa mise en œuvre ne coule pas toujours de source. Un cabinet de recrutement comme Rinnovo possède les clés pour vous aider dans l’onboarding des nouveaux collaborateurs. Nous sommes en mesure de conseiller les entreprises sur les bonnes pratiques à mener auprès de leurs nouveaux talents.

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