15 stratégies et astuces pour être plus productif au travail

Procrastination, distractions numériques, sollicitations permanentes, surcharge informationnelle, multitâche inefficace : difficile d’être plus productif au travail face à tous ces obstacles. Ces derniers perturbent votre concentration et votre attention, ce qui s’en ressent sur votre efficacité. Pourtant, il est possible de surmonter ces freins et de gagner en productivité dans votre quotidien professionnel. Le cabinet de recrutement Rinnovo vous propose 15 stratégies éprouvées pour y parvenir.

1 – Ne tombez pas dans le piège du multitâche

Vous naviguez constamment entre plusieurs tâches ? Vous êtes même convaincu que vous allez gagner en efficacité ? Malheureusement, il s’agit d’une idée reçue qui fait monter en flèche les risques d’erreurs et de dispersion. Le multitâche nuit à votre concentration et à la qualité de votre travail. Vous ne serez pas plus productif parce que vous avez une dizaine d’activités sur le feu. Traitez une action à la fois et consacrez-vous pleinement à cette activité.

2 – Appliquez la méthode Eat That Frog

Connaissez-vous la méthode d’organisation Eat That Frog ? Elle s’applique bien au quotidien professionnel. Cette dernière vous invite littéralement à avaler un crapaud chaque matin, c’est-à-dire à traiter en priorité la tâche la plus ardue ou redoutée de votre journée. Vous éliminez ainsi une source de stress qui risquerait de vous miner ou de compromettre l’avancée de votre programme. Grâce à cette approche, vous vous délestez d’une grande partie de votre charge mentale pour le reste de la journée.

3 – Définissez des objectifs SMART pour être plus productif au travail

Mieux vaut éviter d’ajuster vos stratégies au doigt mouillé et de vous cantonner à des ambitions évasives si vous désirez maintenir votre cap. Pour orienter vos actions, vous avez besoin d’un cadre et d’objectifs SMART, c’est-à-dire Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels. Le fait de poser des mots sur ce que vous désirez accomplir ne présente que des avantages pour les professionnels du droit : optimisation des processus, gestion du temps plus efficace et meilleure efficacité globale.

4 – Priorisez les tâches avec méthode

Pour mieux gérer votre temps et gagner en productivité au travail, attelez-vous à classer les tâches qui vous incombent en fonction de leur importance et de leur échéance. Ainsi, vous concentrez vos efforts sur celles qui participent à la réalisation de vos objectifs professionnels. Appropriez-vous un outil comme la matrice d’Eisenhower afin de distinguer l’urgent de l’important. Cette dernière vous invite à classer chaque tâche dans l’un de ces quadrants : importante et urgente, importante mais non urgente, non importante mais urgente, non importante et non urgente.

5 – Accordez-vous des pauses régulières

Nul n’est capable de rester concentré des heures durant au bureau. Faire des pauses régulières au cours de votre journée de travail n’est pas du luxe, c’est même une nécessité. Des intervalles de repos favorisent la récupération mentale, maintiennent un niveau d’efficacité élevé et préviennent l’épuisement mental. Autorisez-vous des moments de déconnexion, même s’il ne s’agit que de quelques minutes : votre concentration et votre créativité en seront décuplées !

6 – Apprenez à déléguer

Libérez-vous du temps pour vous concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Déléguer ne signifie pas se décharger de ses responsabilités, bien au contraire. Pour des avocats associés par exemple, une délégation bien pensée offre une gestion plus efficace des dossiers complexes, améliore la qualité du service rendu et renforce la cohésion au sein de l’équipe. Réfléchissez à la meilleure manière de répartir les tâches en fonction des compétences, des expertises et des personnalités de chacun.

7 – Trouvez la technique de gestion du temps qui vous convient

Parce qu’il existe de nombreuses méthodes de gestion du temps, nous vous conseillons d’expérimenter différentes approches afin de déterminer celle qui convient davantage à votre activité professionnelle et à votre personnalité. La meilleure méthode de productivité reste celle qui vous permet de structurer idéalement votre journée, d’optimiser vos phases de travail et de limiter les distractions.

Voici 4 stratégies à tester pour être davantage productif au travail :

1 - La méthode Pomodoro

Cette méthode consiste à travailler par intervalles de 25 minutes, suivis de courtes pauses. Elle favorise une concentration optimale lors des phases de travail et limite la fatigue mentale.

Pour qui ?

La technique Pomodoro convient bien aux personnes qui apprécient un rythme de travail organisé en séquences et qui se sentent submergées par les tâches continues.

2 - La règle des 80/20 ou principe de Pareto

Ce principe postule que 20 % des actions génèrent 80 % des résultats. En identifiant les tâches prioritaires, vous optimisez votre temps et vos efforts.

Pour qui ?

La règle des 80/20 s'adresse aux individus qui aiment rationaliser leur charge de travail et se concentrer sur l'essentiel.

3 - Le blocage du temps ou time blocking

Cette technique consiste à planifier des tâches sur des créneaux dédiés dans votre emploi du temps. Elle favorise la concentration et limite les interruptions.

Pour qui ?

Le time blocking est parfait pour ceux que la routine rassurent et qui ont besoin d’un cadre prévisible dans leur journée.

4 - La méthode GTD (Getting Things Done)

La méthode GTD vous invite à structurer toutes vos tâches et idées, en décomposant vos projets en actions concrètes grâce à 5 phases : collecter, traiter, organiser, réviser et agir. Elle vous épargne une bonne dose de stress et de charge mentale car vous priorisez toutes vos tâches.

Pour qui ?

Cette approche rigoureuse convient aux personnes qui ont besoin d’une méthode pour prendre de la hauteur sur leurs projets, clarifier et suivre leurs engagements grâce à une vision globale et structurée.

8 – Osez dire non

Apprenez à refuser les demandes non prioritaires afin de gagner en productivité au travail. Savoir dire non est crucial pour éviter d’être dérangé toutes les 5 minutes et garder vos objectifs stratégiques en ligne de mire. Osez accepter ou refuser des sollicitations : c’est la clé pour éviter de gaspiller votre temps et votre énergie. Cette approche est loin d’être un signe d’indifférence ou de nuire à l’ambiance de travail. Au contraire, elle vous permet de gérer d’une main de maître vos engagements professionnels.

9 – Épargnez-vous les réunions inutiles

En plus d’être un vrai cauchemar, les réunions interminables nuisent à la productivité de toute l’équipe. S’il n’est pas possible de privilégier des échanges écrits, cantonnez-vous à des réunions courtes, ciblées et bien préparées. Bannissez celles qui ne répondent pas à un objectif précis et qui ne mènent jamais à rien. Si vous êtes un professionnel du droit, vous savez à quel point limiter les réunions superflues permet de se consacrer pleinement aux dossiers complexes.

10 – Automatisez les tâches répétitives

L’automatisation des tâches répétitives représente une autre piste pour gagner en efficacité au travail. À l’heure de l’intelligence artificielle, les solutions technologiques adaptées ne manquent pas si vous désirez vous épargner de la charge mentale et tendre vers plus de performance. Qu’il s’agisse de gérer des rendez-vous, d’organiser les documents ou de programmer des e-mails, de nombreux outils permettent de réduire les erreurs et de donner un coup d’accélérateur aux processus.

11 – Organisez votre espace de travail

Ne laissez pas le désordre parasiter votre quotidien professionnel et brouiller votre clarté mentale. Investissez dans l’organisation de votre environnement de travail : il est plus facile d’avoir les idées claires dans un espace de travail ordonné. Vous tenez ainsi les distractions à l’écart. Idéalement, privilégiez un bureau épuré, avec tous les outils nécessaires à portée de main et un mobilier ergonomique.

12 – Revoyez la gestion de vos mails

De quelle manière gérez-vous vos mails au quotidien ? Vous frôlez la surcharge d’informations ? Pour rester concentré sur les tâches prioritaires, mieux vaut limiter les interruptions grâce à une gestion efficace des mails. Pour y parvenir, faites taire les notifications incessantes, créez des dossiers thématiques et fixez-vous des plages horaires dédiées à la consultation de votre messagerie.

Connaissez-vous la méthode boîte de réception zéro ? L'objectif est de maintenir sa boîte de réception vide en traitant, classifiant ou supprimant les mails dès que vous les consultez. Cela réduit le stress lié à l'accumulation d'informations.

13 – Misez sur des outils collaboratifs

Vous cherchez des solutions pour centraliser des informations, partager des éléments en temps réel et optimiser la gestion de projets complexes ? Les outils collaboratifs facilitent la communication et la coordination au sein des équipes. Pensez-y pour favoriser une collaboration structurée et sécurisée, améliorer la fluidité des échanges et gagner en productivité.

14 – Domptez les distractions

Les notifications numériques et les interruptions incessantes sont délétères lorsque la concentration est de mise. Pour gagner en productivité, commencez par identifier et éliminer ces sources de distraction. Le mode avion est une stratégie éprouvée, tout comme les moments dédiés au travail sans interruption. La discipline favorise une meilleure gestion du temps et une focalisation accrue sur les tâches essentielles.

15 – Consacrez un créneau à la planification

La planification, ça ne s’improvise pas. Allouez un moment précis à la planification quotidienne ou hebdomadaire : structurez les tâches à venir, anticipez les imprévus (une vraie source de stress !). Cela commence par un agenda bien tenu et modulable. Il faut que vous puissiez identifier vos priorités d’un seul coup d’œil et ajuster vos objectifs en fonction des urgences et des échéances. Une telle habitude vous permet de tendre vers plus d’efficacité opérationnelle et de gérer vos projets sans vous arracher les cheveux !

S’il n’existe pas de remède miracle pour être plus productif au travail, de nombreuses stratégies vous invitent à optimiser votre quotidien professionnel. Au-delà de l’efficacité dans une équipe, il est crucial de disposer des meilleurs talents. Spécialisé dans le domaine juridique, le cabinet de recrutement Rinnovo sélectionne les profils qui répondent aux enjeux de votre structure. Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons gérer vos recrutements et contribuer à la croissance de votre entreprise.

Questions fréquentes sur la productivité au travail